1. Titolare e ruoli privacy
Per i dati necessari alla creazione e alla gestione degli account Roomy, alla sicurezza della piattaforma e all’erogazione del servizio, il titolare del trattamento è:
Francesco CampanielloVia Marco Polo V Traversa, 8 · 81030 Teverola (CE) · Italiainfo@effegroup.org
Quando un gestore utilizza Roomy per amministrare i dati dei propri clienti, partecipanti e dipendenti, il gestore della sede determina finalità e modalità del trattamento e opera come titolare; Roomy tratta tali dati per suo conto quale fornitore del servizio. Per richieste relative a una specifica prenotazione è quindi possibile rivolgersi anche direttamente alla sede interessata.
2. Dati trattati
- Account e personale autorizzato: nome e cognome, email, telefono, credenziali protette, ruolo, sedi assegnate, stato dell’account e ultimo accesso.
- Sedi e contenuti gestionali: denominazione, indirizzo, recapiti, sito web, logo, fotografie, configurazioni delle room, listini, disponibilità e modelli di comunicazione.
- Clienti, partecipanti e prenotazioni: nome e cognome, email, telefono, data di nascita se inserita, team, note, preferenze, storico delle esperienze, presenze, no-show, importi e stato contabile della prenotazione.
- Consensi e comunicazioni: accettazione dell’informativa, preferenze per le comunicazioni di servizio e marketing, messaggi email inviati e relativo stato tecnico.
- Check-in e liberatorie: codice di prenotazione o QR, dati dei partecipanti, testo della liberatoria, firma elettronica semplice e data/ora di sottoscrizione.
- Dati tecnici e di sicurezza: token di sessione, indirizzo IP e user-agent conservati in forma hash, tentativi di accesso, log di audit, dati diagnostici e, se le notifiche push sono abilitate, identificativo tecnico del dispositivo necessario alla consegna.
Roomy non acquisisce né conserva i dati completi delle carte di pagamento. Le registrazioni economiche presenti nel gestionale descrivono lo stato contabile della prenotazione.
3. Permessi del dispositivo
La fotocamera viene richiesta esclusivamente quando l’operatore avvia la funzione “Scansiona QR Code”. Le immagini della fotocamera sono utilizzate per leggere il codice e non vengono archiviate da Roomy. Le notifiche, se attivate, sono usate per avvisi operativi relativi alle sedi e alle prenotazioni e possono essere disabilitate dalle impostazioni del dispositivo.
4. Finalità e basi giuridiche
- creare l’account, autenticare l’utente e fornire calendario, prenotazioni, clienti, check-in, liberatorie, comunicazioni e funzioni di gestione;
- eseguire il contratto o le misure richieste prima della sua conclusione;
- adempiere obblighi amministrativi, contabili, fiscali e legali applicabili;
- proteggere account, dati e infrastruttura, prevenire abusi e documentare le operazioni, sulla base del legittimo interesse alla sicurezza del servizio;
- inviare comunicazioni promozionali soltanto in presenza di uno specifico consenso, revocabile in qualsiasi momento;
- inviare notifiche push con il consenso espresso tramite il sistema operativo del dispositivo.
5. Modalità del trattamento e sicurezza
I dati sono trattati con strumenti informatici da personale autorizzato e secondo criteri di necessità e minimizzazione. Roomy utilizza connessioni cifrate, credenziali protette, separazione per organizzazione e sede, controlli basati sui ruoli, scadenza delle sessioni, registri di sicurezza e copie di continuità operativa. Nessun sistema può tuttavia garantire un rischio pari a zero.
6. Destinatari e fornitori
I dati possono essere trattati, nei limiti necessari, da fornitori che supportano Roomy nelle seguenti categorie:
- hosting, server, database, backup e sicurezza dell’infrastruttura;
- consegna di email operative e promozionali autorizzate;
- consegna delle notifiche push;
- assistenza tecnica, manutenzione e monitoraggio degli errori;
- consulenti e autorità pubbliche quando richiesto dalla legge.
I fornitori operano secondo accordi e istruzioni coerenti con il ruolo ricoperto. Roomy non vende i dati personali e non utilizza l’app per pubblicità di terze parti.
7. Trasferimenti internazionali
Quando un fornitore tratta dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza, delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o di un’altra garanzia prevista dalla normativa applicabile.
8. Conservazione e cancellazione
I dati dell’account vengono conservati per la durata del rapporto con Roomy e, successivamente, per il tempo necessario a gestire richieste, obblighi di legge e possibili contestazioni. I dati di clienti, prenotazioni e liberatorie sono conservati secondo le istruzioni e gli obblighi del gestore della sede. I log tecnici sono mantenuti per un periodo proporzionato alle esigenze di sicurezza e poi eliminati o anonimizzati. I dati usati per il marketing restano trattati fino alla revoca del consenso o alla disiscrizione.
È possibile richiedere la chiusura dell’account e la cancellazione dei dati associati direttamente nell’app, aprendo Gestione → Account → Eliminazione account, oppure scrivendo a info@effegroup.org. Per la richiesta tramite app è necessario confermare la password e digitare la parola “ELIMINA”; viene poi inviata una conferma all’indirizzo dell’account.
Vengono eliminati o anonimizzati i dati dell’account e gli altri dati personali non più necessari. Possono essere conservati, per il solo periodo imposto o consentito dalla normativa, registri amministrativi, contabili e fiscali, dati necessari alla sicurezza e informazioni indispensabili per accertare, esercitare o difendere un diritto. L’eventuale conservazione non permette di continuare a usare l’account.
9. Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dal Regolamento (UE) 2016/679, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento, oltre a revocare il consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Le richieste possono essere inviate a info@effegroup.org. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
10. Minori
L’app gestionale è destinata esclusivamente a operatori professionali autorizzati e non è rivolta ai minori. Qualora una sede inserisca dati di partecipanti minorenni per una prenotazione o una liberatoria, deve acquisire le autorizzazioni del genitore o tutore richieste dalla legge.
11. Cookie, sessioni e servizi esterni
I servizi web Roomy utilizzano cookie tecnici o strumenti equivalenti strettamente necessari all’autenticazione, alla sicurezza e alla continuità della sessione. Non sono impiegati cookie pubblicitari. Eventuali collegamenti esterni, come l’apertura del navigatore, conducono a servizi soggetti alle rispettive informative.
12. Aggiornamenti
Questa informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative o funzionali. La versione corrente è sempre disponibile a questo indirizzo; in caso di cambiamenti rilevanti sarà fornita un’informazione adeguata nell’app o tramite i recapiti disponibili.